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캘리포니아 첫 직원 채용⁠·급여 지급과 세금 신고

글 Jason Seo, SHRM-CP®

공식 출처 확인일: 2026년 10월 27일; 명세서 보완 10월 28일 확인

캘리포니아에서 카페를 열고 직원을 뽑는다면, 첫 출근 전에 무엇부터 준비해야 할까요? 어바인의 가상 카페에서 직원 A가 2026년 10월 5일 첫 근무를 시작하고, 사장님은 10월 16일 첫 급여를 주려 해요. A는 성인·비면제(초과근무수당 규칙 적용 대상) 직원이고 시급 $24에 월~금 하루 8시간씩 일해요. 이 예시에는 팁·보너스·미성년 고용이 없고, 사장님이 직접 시간을 확인하고 급여와 세금 처리를 맡아요.

다른 주의 차이는 미국 첫 직원 채용 가이드에서 비교할 수 있어요. 이 준비가 급여일 전에 사장님이 기록하고 마련해야 할 돈을 정하니, 일은 A가 첫날 서명하는 서류부터 시작돼요. 1년 예산으로 잡는 금액과 10월 16일 A가 받는 금액은 서로 다른 숫자예요.

직함이나 "프리랜서 계약서"에 서명했는지로 정해지지 않아요. 캘리포니아는 대부분의 노동·임금·실업보험 법에서 ABC 테스트를 쓰고, 일단 직원이라고 보고 시작해요. 프리랜서로 대하려면 사장님이 아래 세 가지를 모두 증명해야 해요.

일부 전문직과 사업자 간(B2B) 거래에는 예외가 있지만, 예외마다 따로 조건이 붙어요. 세 가지를 다 증명하지 못하고 맞는 예외도 없다면 보통 직원이에요. 애매하면 첫 지급 전에 노동법 변호사에게 확인받으세요.

캘리포니아에서 고의로 잘못 분류하면 밀린 임금과 세금에 더해 위반 1건당 $5,000~$15,000의 민사 벌금이 붙어요. 아래 단계는 모두 직원에게만 해당해요.

LLC(주법에 따라 설립하는 사업체)나 주식회사를 만들었다면 이미 있을 거예요. 지금까지 SSN(사회보장번호)으로 사업해 온 개인사업자는 직원이 생기면 EIN이 필요해요. IRS 웹사이트에서 무료로 신청하고, 보통 바로 나와요.

캘리포니아의 주 급여세 네 가지는 모두 고용개발국(Employment Development Department, EDD)이 맡아요. 한 분기에 급여를 $100 넘게 준 날부터 15일 안에 등록해야 해요. 대부분 EDD e-Services for Business에서 온라인으로 해요.

등록 한 번으로 네 가지가 같이 만들어져요.

그래서 사장님이 내는 주 세금은 직원 1명당 1년 약 $245예요. SDI와 소득세는 직원 급여에서 떼고, 사장님이 대신 납부해요.

A의 급여에서 뗀 세금은 이 계좌로 신고·납부하고, 늦게 등록하면 가산세와 이자가 붙어요.

캘리포니아는 직원이 1명만 있어도 모든 고용주에게 산재보험(workers' compensation)을 의무로 해요. 파트타임과 가족 직원도 포함이에요. 첫 근무일 전에 보험을 준비해 두세요.

보험이 없으면 주 정부가 보험에 들 때까지 영업을 멈추라는 명령(stop order)을 내릴 수 있어요. 벌금은 냈어야 할 보험료의 2배와 직원 1명당 $1,500 중 큰 금액이고, 경범죄(misdemeanor)에도 해당해요.

보험료는 직무 분류 코드와 급여 총액으로 정해지니, 실제 직무로 견적을 받으세요. 보험에 들면 보험사가 주는 채용 시 안내 책자(Time of Hire pamphlet)를 직원의 첫 급여 기간이 끝나기 전에 건네세요.

보험이 없으면 벌금과 별도로, 다친 직원의 치료비와 쉬는 동안의 임금을 사장님이 직접 내야 해요.

Form I-9 (연방): 직원은 첫 출근일까지 섹션 1을 써요. 사장님은 신분 서류를 확인하고 근무 시작 후 3영업일 안에 섹션 2를 마쳐요. 3영업일보다 짧게 일하는 경우엔 첫날 마쳐요. 정부에 내지 않고 회사가 보관해요.

Form W-4 (연방)와 Form DE 4 (캘리포니아): W-4는 연방 소득세, DE 4는 캘리포니아 주 소득세를 얼마나 뗄지 정해요.

캘리포니아는 채용할 때 서면 안내문도 여러 개 요구해요. 주요한 것만 추리면 이래요.

이 밖에 근로장려세제(EITC) 안내문, 직원이 5명 이상이 되면 추가되는 안내문 등이 더 있어요. 양식마다 최신판은 노동청(Labor Commissioner)과 민권국 사이트에 있어요.

임금 분쟁이 생기면 2810.5 안내문을 줬는지부터 확인해요.

최저임금: 2026년 주 전체 기준 시간당 $16.90예요. 로스앤젤레스, 샌프란시스코, 산호세를 비롯한 여러 도시는 더 높은 시 최저임금을 정해 두었고, 패스트푸드와 의료 같은 일부 업종도 따로 정해져 있어요. 사업장 위치와 업종에 맞는 것 중 가장 높은 금액을 쓰세요.

초과근무: 캘리포니아는 주 단위뿐 아니라 하루 단위로도 초과근무를 계산해요. 하루 8시간 또는 주 40시간을 넘는 시간은 통상 시급의 1.5배, 하루 12시간을 넘는 시간은 2배예요. 같은 근무주에 7일 연속 일하면 일곱째 날 첫 8시간은 일반적으로 1.5배, 8시간을 넘는 시간은 2배예요. 승인된 대체 근무주(alternative workweek) 같은 예외가 있으면 적용 규칙이 달라져요.

휴게시간: A처럼 하루 8시간 근무라면, 근무 5시간째가 끝나기 전에 시작하는 30분 무급 식사시간과 10분 유급 휴식 두 번을 줘요. 짧은 근무, 식사시간 포기, 두 번째 식사시간은 규정이 따로 있어요.

초과근무 면제 직원(초과근무수당 면제 분류) 급여: 일반 관리직·행정직·전문직 면제에는 2026년 최소 연봉 $70,304(주 최저임금의 2배, 풀타임 기준)와 적용되는 정액급여·업무 요건을 함께 봐요. 다른 면제는 규칙이 다를 수 있고, 이 사례의 A는 계속 초과근무 대상이에요.

유급 병가: 1년에 40시간과 5일 중 더 많은 쪽 이상이에요. 30시간 일할 때마다 1시간씩 쌓이거나, 연초에 한 번에 줘도 돼요. 새 직원은 근무 90일째부터 쓰게 할 수 있어요.

급여일: 대부분의 직원에게 최소 한 달에 두 번, 정해진 날에 급여를 줘요. 해고하면 마지막 급여는 즉시, 직원이 예고 없이 그만두면 72시간 안에 줘야 해요.

마지막 급여를 고의로 늦게 지급하면 하루치 임금이 최대 30일까지 대기시간 제재금으로 붙을 수 있어요. 선의의 분쟁 등 적용 예외도 확인해야 해요. 식사·휴식시간 위반에는 별도의 추가 임금 의무가 생길 수 있어요.

은퇴저축 제도: 2026년에는 직원 1명인 고용주도 CalSavers 적용 여부를 확인해야 해요. 적격 직장 은퇴제도가 있다면 면제를 신고하고, 없다면 등록·직원 안내·급여 공제 준비를 확인하세요. 새 사업에 적용되는 실제 기한은 주 재무부 안내와 CalSavers 통지에서 확인해 달력에 넣어요. 소유자만 일하는 사업과 직원 A를 고용한 카페의 조건은 달라요.

새로 뽑거나 다시 뽑은 직원은 근무 시작일로부터 20일 안에 EDD에 신고해요. e-Services for Business에서 Form DE 34를 온라인으로 낼 수 있어요. 급여 프로그램이 대신 신고해 주는 경우가 많으니, 두 번 내기 전에 확인하세요.

주 정부는 이 신고로 양육비 지급 명령을 집행해요. 모든 고용주의 의무예요.

A는 2026년 10월 5일부터 11일까지의 근로주에 월요일부터 금요일까지 일해요. 매일 오전 9시에 출근하고, 오후 1시부터 1시 30분까지는 업무에서 완전히 벗어나 식사한 뒤 오후 5시 30분에 퇴근해요. 출근부터 퇴근까지는 8.5시간이지만 무급 식사 30분을 빼면 유급시간은 8시간이에요. 교육과 개점·마감 작업도 일한 시간에 포함하고, 유급 휴식은 빼지 않아요.

A가 실제 시간을 기록하면 사장님이 누락·식사 중 업무·교육시간을 확인하고 급여 마감 전에 승인해요. 아래 표는 시각 부분만 보여 줘요. 실제 엑셀의 B~E열에는 날짜와 시각을 함께 입력하고 yyyy-mm-dd hh:mm 형식으로 표시하세요. 예를 들어 B2는 2026-10-05 09:00, E2는 2026-10-05 17:30이에요.

휴무일에는 B~E를 전부 비워 두고, 일한 날의 누락을 휴무로 처리하지 마세요. F2에 아래 수식을 넣고 F8까지 복사하면 전부 빈 행은 0, 일부 누락이나 역순 시각은 CHECK로 표시돼요.

자정을 넘기면 퇴근 칸에 다음 날 날짜를 넣어요. 소수시간 8.5는 8시간 30분이고, 시각 표시와 달라요. 주간 합계는 =IF(COUNTIF(F2:F8,"CHECK")>0,"CHECK",SUM(F2:F8))로 계산하되 CHECK가 하나라도 있으면 먼저 원본을 확인해요. 정정할 때는 원래 기록을 지우지 말고 원래 값·수정 값·이유·정정일·확인자를 남긴 뒤 승인한 시간을 급여에 입력하세요.

이 근무표에는 초과근무가 없어요. 캘리포니아의 유급 10분 휴식 두 번은 하루 8시간 안에 들어가요. 다른 근무표는 일별·주별·일곱째 날 기준을 함께 적용해야 하므로 주간 합계만으로 판단하지 마세요.

급여·시간·정정·병가 기록은 서로 연결해 보관하세요. 이 사례에서는 임금 관련 기록을 6년간 보관하는 운영 방침을 택해요. 모든 법이 같은 기간을 정한다는 뜻은 아니고, 주별 최소기간·진행 중 청구에 따른 더 긴 보관 의무도 확인해야 해요. I-9는 별도 보관 규칙에 따라 입사 후 3년 또는 퇴사 후 1년 중 늦은 날까지 보관해요. 직원 개인정보를 볼 수 있는 사람도 제한하세요.

A의 근로주는 월요일부터 일요일이고 급여일은 2026년 10월 16일 금요일이에요. 매주 지급은 이 사례의 운영 선택이에요. 근로주·근무시간을 묶는 지급기간·직원에게 돈이 도착하는 급여일을 각각 기록하고, 직원 안내문에도 같은 급여일을 적어요. 승인한 40시간에 시급 $24를 곱하면 이번 공제 전 급여는 $960예요.

아래에서는 직원 급여에서 빼는 돈과 회사가 추가로 부담하는 돈을 나눠 봐요. 연방·주 소득세는 직원 서류와 세표가 있어야 계산되므로 빈칸을 0으로 처리하지 않아요.

파란 막대는 소득세 공제 전 잔액이에요. 그림에서 그 금액을 찾은 뒤, 아직 확정해야 할 소득세가 왜 남아 있는지 확인하세요.

이제 W-4와 주 원천징수 양식의 입력을 2026년 공식 세표 또는 확인한 급여 서비스에 반영해요. 급여주기·거주지·신고 상태·추가 원천징수를 검토하고, 실제 공제액을 표에 채워야 실수령액이 정해져요. 프로그램이 낸 결과도 공제 전 급여·요율·연간 누적액과 대조하세요. 예시 직원 서류가 없다는 이유로 임의의 소득세나 입금액을 만들지는 않아요.

2026년 신규 직원이 유효한 W-4를 주지 않았다면 IRS 기본값인 Single or Married filing separately와 2~4단계 공란을 적용해요. 주 양식의 기본값은 별도로 확인하세요. 서류가 없다는 이유로 이미 일한 임금을 늦추지 말고, 적법한 기본값과 계산을 기록해 기한 내 지급하세요. Publication 15의 W-4 처리를 2026년 10월 28일 확인했어요.

회사가 추가로 내는 FICA(사회보장세·메디케어 급여세)는 $73.44예요. 직원 몫 $73.44는 이미 공제 전 급여 $960 안에 있으므로 회사 비용에 다시 더하지 않아요. 이 주에는 실업보험 과세 상한에도 아직 도달하지 않았다고 가정해요.

캘리포니아의 2026 FUTA는 EDD가 2.1%를 전망하고 있어요. 확정 세율이 아니며 11월 10일 이후 최종 감면 축소를 확인해야 해요. 이 전망을 반영하면 이 주 FUTA는 $20.16, 회사 세금은 $127.20, 급여 포함 준비 소계는 $1,087.20예요. $7,000 상한을 넘은 주에는 위의 주간 산식을 계속 적용하지 마세요.

이 소계가 급여일에 전부 직원에게 나가는 것은 아니에요. 실수령액을 지금 지급하고, 직원에게서 공제한 세금과 회사 몫 세금은 납부기한까지 별도로 관리해요. 같은 금액을 두 번 비용으로 더하지 않고, 예정 납부액과 보험료·수수료까지 포함해 은행 잔액을 확인하면 자금 부족을 예방할 수 있어요.

IRS Publication 15와 주 정부 안내에서 이번 사업장의 납부 주기를 선택한 뒤, 아래 항목마다 세금 기간·금액·기한·접수 결과를 남기세요. 다음은 일반적인 분기 신고 고용주의 흐름이며 특별히 Form 944를 지정받은 경우 등은 분리해서 확인해요.

941 납부에는 현재 또는 직전 분기 세액 $2,500 미만이고 당분기 $100,000 next-day 의무가 없는 경우 등 신고서와 함께 납부할 수 있는 예외가 있어요. 자격을 확인하지 않은 채 분기 말까지 기다리지는 마세요. 반대로 신고 주기가 분기라는 이유로 반드시 매 급여일에 세금을 내야 한다고 설명해서도 안 돼요. 연방 신고에는 적기 전액 납부에 따른 추가 신고일 예외도 있으니 실제 적용 행을 확인하세요.

연방 전자 납부에서는 세금 종류·적용 기간·금액·지급일을 급여대장과 대조하고 확인 번호를 저장해요. EFTPS(연방 세금 전자 납부 시스템)는 현재 $1 million 이하 납부에 대해 영업일 오후 3시 ET 전 같은 날 납부도 안내하지만, 사장님은 계정 활성화와 자금 확인을 먼저 끝내고 여유 있게 예약하는 편이 좋아요. 대행사를 쓰더라도 접수·납부 실패 알림과 기관 계정의 처리 결과까지 확인할 책임은 남아요.

같은 시급과 근무시간을 52주로 환산한 임금은 $49,920예요. 이 값은 2026년 요율로 비교하는 연간 예산이지, 10월 입사자의 실제 첫 12개월 비용이 아니에요. 연도가 바뀌면 요율·상한을 다시 확인하고 실제 지급한 임금을 연도별로 나눠요.

2026년 공식 FUTA 전망을 적용한 연간 소계는 $4,210.88예요. 기본 가정과 전망을 선택 가능한 두 시나리오로 보여 주되, 이미 확정된 최저·최고 범위라고 부르지는 않아요. 실제 납부액은 최종 적용 세율로 맞춰야 해요.

회사 세금은 기본과세 가정과 실제 통지된 요율에 따라 달라요. 직원 비용 계산기는 참고용으로 쓰고, 계산기 기본값보다 기관의 현재 통지서·위 표의 가정·보험 견적을 우선하세요.

가상 카페와 별개로, 캘리포니아 노동청은 2025년 9월 4일 로스앤젤레스 J BBQ(Midri, Inc.)에 대한 $680,238 citation을 발표했어요. 대상은 48명이고 미지급 임금·식사/휴식·명세서·분할 근무 관련 위반을 포함해요. 공식 발표는 부과된 citation을 설명하므로 전액 회수 완료라고 바꾸지 않아요.

나머지를 모두 같은 종류의 벌금이라고 추정하지 않아요. 이 사건 금액이 현재 사장님에게 자동 부과되는 법정 금액도 아니에요. A의 실제 시간·휴식·정정 기록과 명세서를 남겨야 하는 이유를 보여 주는 사례예요.

직원이 5명이 되면 두 가지가 시작돼요. 성희롱 예방 교육을 해야 해요. 일반 직원은 1시간, 관리자는 2시간이고, 채용 후 6개월 안에 한 뒤 2년마다 다시 해요. 최대 12주의 고용 보장 휴가를 주는 캘리포니아 가족권리법(CFRA)도 적용돼요. 교육 의무의 5명 계산에는 프리랜서도 들어가요(교육 대상은 아니에요). CFRA는 직원만 세요.

사장님은 기관 등록 번호, 유효한 보험증서, 입사 서류와 안내문 전달 기록, 신규 채용 신고 접수증, 승인된 시간표를 한 목록으로 관리해요. 사업장에는 적용되는 연방·주 게시물을 실제로 게시하고, 원격 근무나 주 언어에 따른 전달 요건도 확인하세요. 급여 후에는 명세서·지급 결과·세금 납부 확인·정기 신고 접수를 같은 기간별 폴더에 연결해요.

특수 산업·팁·미성년·다주 근무·별도 시 조례는 이 사례에 포함하지 않아요. 그런 조건이 있으면 계약·근무 시작 전에 현재 기관 안내에서 추가 의무를 확인하고, 일반 예시의 수치를 그대로 복사하지 마세요.

주간 합계를 보내기 전에 날짜별 시간과 휴게 기록을 구분해요. 한 주가 40시간이라는 사실만으로 각 날짜의 지급 규칙까지 확인되지는 않아요.

자료를 받는 사람, 확인하는 사람, 급여 업체에 넘길 날을 정해 두세요. 빠진 항목은 해당 업무 옆에 질문을 적고 미완료로 남겨요. 준비표는 본문의 성인·비면제 직원을 기준으로 하며 팁·미성년자·여러 근무지·특수 급여 약정은 추가로 확인해야 해요.

캘리포니아에서 첫 직원을 뽑으려면 LLC가 꼭 있어야 하나요? 아니요. 개인사업자도 직원을 뽑을 수 있어요. 다만 EIN, EDD 등록, 산재보험은 똑같이 필요해요. 사업체를 만드는 중이라면 캘리포니아 LLC 설립 방법을 보세요.

캘리포니아에서 급여를 한 달에 한 번 줘도 되나요? 대부분은 안 돼요. 대부분의 직원은 최소 한 달에 두 번 받아야 해요. 일부 초과근무 면제 관리직·행정직·전문직은 한 달에 한 번도 돼요.