이 글의 차례
스프레드시트나 데이터베이스로 만드는 미니 HRIS 데이터 모델, 그리고 구조가 중요한 이유
공식 출처 확인일: 2026년 11월 9일. AI 보조로 작성한 초안이며 편집 검토 전이에요.
좋은 HR 기록 시스템은 소프트웨어보다 구조가 대부분이에요. 구조가 맞으면 스프레드시트에서 시작해서 나중에 데이터베이스나 구매한 HRIS로 옮겨도 처음부터 다시 하지 않아도 돼요. 이 글은 직원이 몇 명인 회사를 위한 작은 데이터 모델과, 각 선택의 이유를 담았어요.
구조가 중요한 이유, 숫자로
- 보관 기간은 구체적이에요. 연방 급여 기록은 최소 3년, 근무 카드와 임금 계산 기록은 2년 보관해야 해요. 캘리포니아는 채용 도구의 자동 의사결정 데이터를 최소 4년, 콜로라도의 새 법은 최소 3년 보관하도록 해요. 날짜와 이력이 있는 테이블이면 추측 없이 "그때는 어땠나"에 답할 수 있어요.
- 임금 위반은 실제 돈이에요. 2025 회계연도에 미국 임금·근로시간국은 근로자 176,957명에게 2억 5,900만 달러 넘는 미지급 임금을 되찾아 줬고, 1인당 약 1,465달러예요.
- 시험하지 않은 한도가 데이터를 빠뜨려요. 영국 공중보건청의 옛 Excel 형식은 약 65,000행이 한도였고, 2020년에 코로나 양성 15,841건이 약 일주일 동안 보고서에서 빠졌어요. 커질 것을 염두에 두세요. 아무도 확인하지 않은 한도가 있는 파일이 아니라 데이터베이스나, 적어도 시험해 본 시트를 쓰세요.
- 숨은 데이터는 파일과 함께 이동해요. 북아일랜드 경찰은 2023년에 숨겨진 탭에 경찰관과 직원 9,483명 전원의 성, 이니셜, 계급, 직무가 담긴 스프레드시트를 공개했고 영국 규제기관에서 75만 파운드를 부과받았어요. 민감한 항목은 별도의 보호된 저장소에 두고, 확인한 내보내기만 공유하세요.
- 업체도 실패해요. 2021년 Kronos 중단 뒤 고용주들은 수기 기록이나 이전 급여로 급여를 줘야 했어요. 내 데이터를 깨끗하게 내보낼 수 있는 것이 대비책이에요.
먼저 규칙 다섯 가지
- 사람마다 영구 ID 하나. 재사용하지 않고, 이름이나 사회보장번호 같은 번호로 만들지 않아요.
- 이력은 새 행으로. 급여나 직함이 바뀌면 적용일이 있는 행을 추가해요. 덮어쓰지 않아요.
- 사실은 한 곳에만. 급여 단가는 급여 테이블에만, 입사일은 고용 이력의 첫 행에만 둬요.
- 민감한 정보는 따로. 사회보장번호, 계좌, 의료 정보는 주 시트에서 빼서 접근이 제한된 보호된 곳에 둬요.
- 변경 기록. 간단한 시트라도 누가 언제 무엇을 바꿨는지 남겨요.
테이블 여섯 개
| 테이블 | 담는 것 | 주요 필드 |
|---|---|---|
| people | 그 사람이 누구인지 | person_id, 법적 이름, 선호 이름, 업무 이메일 |
| employment | 시간에 따른 입사·상태 변경·매니저·종료 | person_id, 적용일, 상태(입사, 재직, 휴직, 종료), 근로자 유형, 매니저 ID |
| jobs | 시간에 따른 직무와 부서 | person_id, 직함, 부서, 근무지, 적용일 |
| pay | 시간에 따른 급여 | person_id, 급여 기준(시급 또는 연봉), 단가, 적용일, 사유 |
| time_off | 신청과 사용 시간 (잔여는 정책에 따라 계산) | person_id, 종류, 날짜, 시간, 상태 |
| documents | 서류 자체가 아니라 서류의 위치 | person_id, 서류 종류, 상태, 수령일, 보관 위치 |
법이 내놓을 수 있어야 한다고 말하는 것
미국 노동부의 기록 보관 안내서는 적용 대상 근로자에 대해 고용주가 보관해야 할 정보를 나열해요. 이름과 사회보장번호, 주소, 하루와 한 주의 근무시간, 급여 기준, 정규 시급, 정상·초과 근무 소득, 임금에 더하거나 공제한 항목, 급여 기간별 총 임금, 지급일 등이에요. 급여 기록은 최소 3년, 근무 카드와 임금 계산 기록은 2년 보관해야 해요. 근무시간, 소득, 공제는 보통 근태·급여 시스템이 만들어 내지 이 모델이 만드는 게 아니에요. 이 모델이 할 일은 그 기록과 이어지는 person ID를 갖고, 사람과 기간별로 내보낼 수 있게 해 두는 거예요. 방법은 급여 업체에 물어보세요.
샘플 스키마
바꿔 쓸 수 있는 출발점이에요. 테이블과 열 이름은 예시일 뿐이에요.
CREATE TABLE people (person_id INTEGER PRIMARY KEY, legal_name TEXT NOT NULL, preferred_name TEXT, work_email TEXT UNIQUE);
CREATE TABLE employment (person_id INTEGER NOT NULL REFERENCES people, effective_date DATE NOT NULL, recorded_at TIMESTAMP NOT NULL, status TEXT NOT NULL, worker_type TEXT NOT NULL, manager_id INTEGER REFERENCES people, PRIMARY KEY (person_id, effective_date, recorded_at));
CREATE TABLE jobs (person_id INTEGER NOT NULL REFERENCES people, title TEXT NOT NULL, department TEXT, location TEXT, effective_date DATE NOT NULL, recorded_at TIMESTAMP NOT NULL, PRIMARY KEY (person_id, effective_date, recorded_at));
CREATE TABLE pay (person_id INTEGER NOT NULL REFERENCES people, pay_basis TEXT NOT NULL CHECK (pay_basis IN ('hourly','salary')), rate NUMERIC NOT NULL, effective_date DATE NOT NULL, recorded_at TIMESTAMP NOT NULL, reason TEXT, PRIMARY KEY (person_id, effective_date, recorded_at));
CREATE TABLE time_off (person_id INTEGER NOT NULL REFERENCES people, leave_type TEXT NOT NULL, leave_date DATE NOT NULL, hours NUMERIC NOT NULL, status TEXT NOT NULL);
CREATE TABLE documents (person_id INTEGER NOT NULL REFERENCES people, doc_type TEXT NOT NULL, status TEXT NOT NULL, received_date DATE, storage_location TEXT);
CREATE TABLE change_log (id INTEGER PRIMARY KEY, changed_at TIMESTAMP NOT NULL, changed_by TEXT NOT NULL, table_name TEXT NOT NULL, person_id INTEGER, note TEXT);"그때 기준" 질문을 던져요
적용일을 두는 이유는 과거에 대한 질문에 답하기 위해서예요. 3월 1일 이 사람의 급여는 얼마였나요? 지난 분기 매니저는 누구였나요? 6월에 몇 명이 일했나요? 이런 질문에 답할 수 없다면, 메모 탭이 아니라 날짜 열을 추가하세요.
접근과 개인정보
만들기 전에 누가 어떤 테이블을 볼 수 있는지 정하세요. 매니저에게는 이름과 직함은 필요해도 급여는 필요 없을 수 있어요. 급여 담당은 급여가 필요하지 의료 정보는 필요 없어요. FTC의 기업용 안내서는 필요한 것만 보관하고 보관하는 것은 보호하라고 권해요.
AI가 도울 수 있는 곳과 아닌 곳
AI 도구는 가상의 예시 데이터를 쓰는 조건에서 스키마 초안을 쓰고, 검증 수식을 만들고, 열 제목을 정리하는 데 도움이 돼요. 실제 직원 기록을 일반 도구에 붙여 넣지 마세요. AI 도구와 직원 정보를 보세요. 스프레드시트의 한계를 넘었다면 스프레드시트에서 HRIS로를 보세요.
일반 정보이며 법률 자문이 아니에요. 최신 요건은 아래 공식 출처에서 확인하세요.