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Form I-9 오류 정정: 작성 기한⁠·서류 선택⁠·양식 판과 보관

글 Jason Seo, SHRM-CP®

공식 출처 확인일: October 28, 2026

직원이 이미 출근했는데 채용 서류 확인이 끝나지 않았다면, 사장님은 무엇부터 바로잡아야 할까요? 작은 사업장의 직원 A가 2026년 10월 19일 월요일에 입사했고, 사장님이 금요일에 Form I-9(고용 자격 확인서) 파일을 열었다고 해 볼게요. Section 1에는 서명만 있고 서명 날짜는 없으며, 사장님은 이제야 신분·취업 자격 서류를 확인했어요. 이 가상 사례의 Form I-9 오류는 두 종류예요. 빠진 정보는 정해진 사람이 정정할 수 있지만, 이미 지나간 작성 기한을 되돌릴 수는 없어요.

아래는 중간 공휴일이 없는 월~금 영업 주간을 가정해요. A는 미국에서 보수를 받고 일하는 신규 직원이며 독립계약자가 아니에요. 미국 시민권자도 적용 대상 신규 직원이면 작성해야 하므로 시민권이 있다는 이유로 양식을 생략하지 않아요.

직원은 보수를 받는 첫 근무일까지 Section 1을 작성해요. 고용주는 첫날 이후 3영업일 안에 Section 2를 작성해요. 고용 기간이 3영업일 미만이면 첫날에 완료해야 해요. A의 10월 19일 입사라면 일반적인 Section 2 기한은 10월 22일 목요일이에요.

직원에게 허용 서류 목록과 지침을 제공하세요. 국토안보부(DHS)가 승인한 대체 절차의 자격·요건을 충족하는 경우가 아니라면 허용되는 원본을 대면 확인해요. 임의의 영상 통화로 대체할 수는 없어요. 완료한 양식은 고용주가 보관하며 이민국(USCIS)에 제출하는 서류가 아니에요. USCIS 양식·지침 확인일은 2026년 10월 28일이에요.

이번에 확인한 이민세관단속국(ICE) 안내의 표시 날짜는 2026년 8월 31일이에요. Section 1 생년월일·서명 날짜 누락을 실질적 위반(substantive violation)으로 열거해요. 기술적·절차적 오류는 통지를 받은 뒤 최소 10영업일 정정 기회를 주는 범주로 구분하고, 실질적 위반과 미정정 기술적 오류는 제재금 사유가 될 수 있다고 설명해요.

그렇다고 빈칸마다 자동으로 벌금이 생기거나, 자체 정정만 하면 위반이 사라진다는 뜻은 아니에요. 선택 항목인 전화번호 누락과 진술 서명 날짜 누락도 같지 않아요. 늦게 작성한 것을 과거 날짜로 적으면 제때 작성한 것이 되지 않아요. 점검 통지를 받았다면 기록을 보존하고 자격을 갖춘 이민 변호사와 대응하세요.

A는 Section 1에 서명했지만 옆 날짜와 생년월일을 비워 뒀어요. 작아 보이지만 현재 ICE 안내는 두 누락을 실질적 위반 목록에 넣어요. 서명 날짜가 없으면 A가 언제 진술했는지 양식만 보고 확인할 수 없어요.

직원이 자기 칸을 직접 보완하고 실제 정정 날짜와 이니셜을 남기도록 해요. 사장님이 직원 대신 임의로 채우거나, 처음부터 있었던 것처럼 입사 날짜를 정정 날짜에 쓰지 않아요. 정정은 기록을 정직하게 보완하는 작업이에요.

A의 서류를 10월 23일 금요일에 확인했지만 일반적인 기한은 10월 22일 목요일이었어요. 1영업일 늦은 것이며, ICE 현행 안내는 Section 2의 기한 내 작성 실패를 실질적 위반으로 분류해요. 누락된 칸을 채우는 것과 달리 지나간 기한은 새 정보를 적어 해결할 수 없어요.

고용주는 실제 완료일과 늦어진 이유를 적은 날짜 있는 설명을 첨부할 수 있어요. 그 메모가 위반을 없애지는 않지만 어떤 일이 있었는지 남겨요. 제안 수락 때 확인 담당자와 기한을 정하고, 실제 출근일이 바뀌면 Section 2 작성 전에 기준 날짜를 다시 맞추세요.

입사 안내에 “I-9 작성을 위해 여권을 가져오세요”라고 썼다면 서류 선택권을 제한하는 문제가 생겨요. 직원은 List A 하나, 또는 List B와 List C를 하나씩 선택해 제시할 수 있어요. 다른 유효한 조합을 단순히 사장님 취향 때문에 거부하지 않아요.

허용 목록 전체를 보내고 직원이 고르게 하세요. 임의로 서류 사본을 보관한다면 차별 없이 일관된 방식을 적용해요. 다만 E-Verify 사진 대조 대상 일부 서류, 승인된 원격 확인 절차 등은 사본 보관 의무가 있으므로 “전원 복사 또는 전원 미복사”만으로 끝내지 않아요.

예전에 출력해 둔 빈 양식이 지금도 신규 작성에 유효한지 확인해야 해요. 아래쪽 판 날짜(edition date)를 USCIS 주 양식 페이지와 비교하고, 해당 판의 만료일도 함께 확인해요. 양식이 비슷하게 보인다고 계속 쓸 수 있는 것은 아니에요.

2026년 10월 28일 확인한 주 양식 페이지는 01/20/25 판을 표시하며, 08/01/23 판 중 만료일이 05/31/2027인 것도 허용해요. 08/01/23 판 중 07/31/2026 만료본은 표시된 사용 가능 기간이 지났으므로 10월 신규 입사에 쓰지 않아요. 다만 과거 작성 당시 유효한 판으로 적절히 완료했다면 새 판이 나왔다는 이유만으로 전부 다시 작성하는 것은 아니에요.

재직자는 계속 보관해요. 퇴사하면 입사 후 3년과 퇴사 후 1년 중 더 늦은 날짜를 계산해요. 입사 후 3년이 지났다는 이유로 아직 근무하는 직원의 양식을 버리지 않아요.

A가 나중에 2028년 5월 15일 퇴사한다고 가정해 볼게요. 입사일 2026년 10월 19일부터 3년은 2029년 10월 19일, 퇴사 후 1년은 2029년 5월 15일이에요. 더 늦은 2029년 10월 19일이 보관 기준 날짜예요. 점검·소송 보존 명령이나 다른 보존 의무가 있으면 그에 해당하는 기록을 폐기하지 않아요.

USCIS 정정 안내는 Section 1을 직원이, Section 2·Supplement B를 고용주가 정정하도록 해요. 일반적인 오기는 한 줄로 긋고 정확한 내용을 적은 뒤 정정 이니셜과 날짜를 남겨요. 공란도 정해진 사람이 실제 보완 날짜를 남겨 채워요. 입사일과 정정 날짜를 섞지 않아요.

“어떤 경우에도 새 양식으로 다시 작성하지 말라”는 설명은 너무 넓어요. 여러 기록 오류가 있으면 새 양식에서 해당 절을 다시 작성해 원본에 붙일 수 있고, 한 절 전체가 비는 등 중대한 오류는 새 양식을 완료할 수 있다고 USCIS는 안내해요. 원본과 변경 사유를 적은 날짜·서명 있는 설명을 함께 보관해요. 새 양식은 처음의 지연·누락을 숨기는 수단이 아니에요.

공유 스프레드시트에 사회보장번호나 신분 서류 이미지를 복사해 넣지 마세요. I-9와 필요한 사본은 업무상 필요한 사람만 접근하도록 안전하게 보관해요. 현재 직원 기록을 일관된 기준으로 점검한 다음, 아직 보관 기간이 끝나지 않은 퇴사자 기록에도 같은 기준을 적용해요.

서류가 만료된다고 항상 재확인(reverification)을 요구하는 것은 아니에요. 미국 시민권자·비시민 국민(non-citizen national)은 재확인하지 않아요. 영주권자가 I-9에 제시했던 영주권 카드가 만료됐다는 이유만으로 재확인하지도 않아요. List B 신원 서류의 만료 역시 그 자체로 재확인 사유가 아니에요.

한시적 취업 자격으로 재확인이 필요한 경우에는 현재 적용되는 연장·접수증 규정을 먼저 확인해야 해요. 재확인 때 직원은 계속된 취업 자격을 보여 주는 유효한 List A 또는 List C를 선택할 수 있어요. 입사 때 쓴 서류와 똑같은 서류를 요구하지 않아요. 법무부 IER FAQ가 이 차이를 설명해요.

I-9와 주 신규 채용 신고, 급여 설정은 각각 다른 작업이에요. 같은 주에 처리해도 서로 대체하지 않아요. 양식과 기관 안내를 찾을 때는 무료 공식 자료 목록을 활용할 수 있어요.

Section 2를 늦게 작성한 사실을 지금 발견했다고 가정해 볼게요. 실제 입사일·실제 완료일·최신 USCIS 안내에 따라 한 조치를 기록해요. 작성했어야 할 날짜로 바꿔 적으면 안 돼요. 서류를 완성해도 처음의 지연 문제가 없어지지는 않거든요.

운영 기록에는 익명 직원 참조, 정정 담당자, 다음 확인일을 적어요. 서류번호·시민권 상세 정보·신분 서류 이미지는 넣지 않아요. 중대하거나 다툼이 있는 지적은 권한 있는 확인자나 이민 변호사와 확인한 뒤 마감하세요.